印鑑をはじめさまざまなペーパーレス化が進んでいるなか、領収書も電子化したいと考えている事業主も多いでしょう。電子領収書は紙の領収書と比べると、保存のしやすさや作業効率化などのメリットがあります。便利になるなら今すぐ導入したいところですが、導入までには知っておきたい注意点もあるのです。

そこで今回は、電子領収書のメリットと注意点、発行方法についてお伝えします。

電子領収書とは

電子領収書は、電子データとして領収書を発行・保存することで「デジタル領収書」とも呼ばれています。電子領収書は、PDF形式の電子データで発行・保存されたものはもちろん、紙の領収書をスキャン・撮影しデータ化したものも電子領収書として扱われます。

従来の紙の領収書は、保管や発行に膨大な作業量を要していました。しかし、電子領収書に移行することで作業効率がアップするため、領収書の電子化が取り入れられています。

電子領収書の有効性

従来、領収書は紙で保存する必要がありました。しかし、1998年に制定された「電子帳簿保存法」により、電子データでの保存が認められます。

当初の「電子帳簿保存法」では、最初からデータとして作られた帳簿の保存しか認められておらず、厳しい要件から領収書の電子化は積極的に進みませんでした。

その後、時代の変化にあわせ複数回の改正がされ、徐々に要件が緩和されていきます。現在では、スキャナで読み込んだり、スマートフォンで撮影したりしてデータ化されたものも認められ、より電子化に対応しやすくなっているのです。

電子領収書のメリット

領収書を電子化することで、以下の4つのメリットが得られます。

1. 管理スペースが削減できるので長期保存がしやすくなる
2. 領収書を探す手間が減らせる
3. 印紙が不要になる
4. 業務の効率化があがる

メリットをひとつずつ確認していきましょう。

管理スペースが削減できるので長期保存がしやすくなる

ひとつ目のメリットは、管理スペースの削減と長期保存のしやすさです。領収書は保存する必要があり、法人の場合は7年間保存しておかなければなりません。個人事業主も青色申告の場合は7年、白色申告の場合は5年間の保存義務があります。

最大7年分の領収書を保存するとなると、保存のために大幅なスペースを要します。企業であれば、領収書を保存する専用スペース・部屋を設けていることも多いでしょう。

なかでも困るのが、個人事業主です。個人事業主の場合は自宅兼オフィスにしている人も多く、スペースの確保は大きな問題なのです。その点、電子領収書は管理スペースを必要としないため、スペース確保に悩まずにすみます。

また、紙の領収書は劣化により内容が確認できなくなったり、誤って紛失したりする恐れがあります。しかし、電子領収書は劣化も紛失もしないため、長期保存がしやすくなるのです。

領収書を探す手間が減らせる

2つ目のメリットは、領収書を探す手間が減らせる点です。紙の領収書の場合、大量のファイルのなかから探し出さなければなりません。もし、きちんと分類されていなければ、1枚の領収書を探すためだけに時間をかけることになります。

電子領収書は、日付や宛名などの条件検索によりすぐに領収書を取り出せます。領収書の保管場所まで移動する必要もないため、領収書を探す手間が大幅に省ける点はメリットのひとつです。

印紙が不要になる

3つ目は、印紙が不要になるため経費削減につながる点です。電子領収書の場合、記載金額にかかわらず印紙が不要です。

通常、領収書を紙で発行する際は、記載金額が5万円以上の場合は収入印紙を貼る必要があります。たとえば、5万円以上〜100万円以下の領収書には、200円の収入印紙が必要です。1枚の領収書にかかる印紙税額は数百円とはいえ、複数の領収書を発行するとなると金額も積み重なります。しかし、電子領収書は収入印紙代がかからないため、大幅なコスト削減が期待できるのです。

業務の効率化があがる

4つ目のメリットは、業務の効率があがる点です。紙の領収書の場合、作成から宛名の印刷、封入、発送と、発行するまでに手間と時間がかかります。これが電子化されると一連の作業が削減され、経理担当の手間が省けます。

また、領収書をスマートフォンで撮影すれば、外出先からでも経理担当にすぐに提出が可能です。領収書にかける作業時間が削減されるため、社内全体の業界効率があがったり、その分ほかの業務に集中できたりできます。

電子領収書の注意点

電子領収書は作業効率のアップやコスト削減に役立つ一方で、2つの注意点もあります。

1. 導入までに時間がかかる
2. 初期費用がかかる

電子領収書の注意点を踏まえ、電子化に踏み切りましょう。

導入までに時間がかかる

電子領収書は「明日から始めるぞ！」と思っても、すぐには実現できません。領収書を電子化するためには、ツールの導入や社内マニュアルの作成と周知など、導入までにさまざまな準備が必要です。

この準備がおろそかだと、使いにくいツールを導入したり、分類方法がバラバラになってかえって作業効率が下がったりと、電子化のメリットがデメリットになってしまいます。

計画を立てて十分な準備を行うことが、電子領収書へのスムーズな移行につながります。

初期費用がかかる

電子領収書を発行・保存するためには、専用のツールが必要なため初期費用がかかります。企業によっては新たなパソコンを購入したり、専門知識を持ったスタッフを雇う必要があったりする可能性もあります。

初期費用がかかるのは企業や事業主にとって痛手です。しかし、経理処理にかける時間やコスト、保管スペースが大幅に削減されます。長い目で見れば、得られるメリットのほうが大きいでしょう。

電子領収書の発行方法

電子領収書の発行方法は、PDF形式の領収書を手動で作成するか、紙の領収書をスキャンや撮影で読み取り電子化するのが一般的です。

なお、正確な電子領収書を発行する場合は、電子領収書発行システムの利用がおすすめです。コストはかかりますが、簡単に電子領収書を発行できます。

まとめ

電子領収書のメリットや注意点、発行方法についてお伝えしました。電子領収書にすることで、領収書を保管したり探したりする手間から解放されます。収入印紙代やファイル代、切手代や封筒代などコスト面の削減も可能です。

導入にはコストやフロー構築に時間がかかりますが、長期的に考えれば作業効率の向上やコスト削減といった、得られるメリットのほうが大きいでしょう。社会全体でペーパーレス化が進んでおり、法改正により電子領収書を導入するハードルも下がっています。電子領収書の導入を検討している方は、メリットと注意点を踏まえ計画的に進めましょう。

この記事の監修者

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